Geplaatst op
Met deze ERP-checklist bereid je je goed voor op de zoektocht naar een nieuw systeem.
Een nieuw ERP-systeem kiezen is een belangrijke stap voor elk bedrijf. Het systeem vormt de ruggengraat van je processen en bepaalt hoe afdelingen samenwerken en informatie delen. Zonder goede voorbereiding loop je het risico dat je een systeem kiest dat niet past bij je organisatie, met dure aanpassingen en frustratie tot gevolg. Met deze checklist zet je alle aandachtspunten op een rij en maak je een keuze die aansluit bij je huidige én toekomstige behoeften.
Wat is ERP en waarom heb je het nodig?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het is software die kernprocessen zoals finance, HR, inkoop, CRM en projectmanagement samenbrengt in één centrale omgeving. Hierdoor werken alle teams met dezelfde gegevens en heb je realtime inzicht in je prestaties. Dit maakt het makkelijker om knelpunten op te sporen en processen te verbeteren. Bedrijven die hun ERP goed inzetten besparen niet alleen tijd en kosten, maar creëren ook ruimte om te groeien en in te spelen op veranderingen in de markt.
Waarom een checklist onmisbaar is
De zoektocht naar ERP-software is vaak complex: er zijn talloze leveranciers, verschillende licentiemodellen en sectorspecifieke oplossingen. Een checklist helpt je om overzicht te houden en keuzes te baseren op feiten in plaats van aannames. Zo weet je zeker dat je niets vergeet – van technische randvoorwaarden tot de manier waarop je medewerkers met het systeem gaan werken.
De vijf stappen van de ERP-checklist
- Technische randvoorwaarden
Analyseer je huidige IT-omgeving: welke systemen gebruik je al en moeten die worden gekoppeld? Kies je voor een cloudoplossing of lokale installatie? Denk ook aan talen, valuta en beveiliging. Stel vast hoeveel interne kennis beschikbaar is om het systeem te implementeren en te beheren. - Voorkeuren en wensen
Bepaal je doelstellingen. Wil je processen digitaliseren, beter sturen op data of voorbereiden op groei? Stel vragen als: welke processen moeten echt verbeterd worden en wat verwachten we over drie tot vijf jaar van het systeem?
- Functies en modules
ERP-systemen zijn modulair opgebouwd. Veelvoorkomende modules zijn finance, HRM, CRM, documentbeheer en projectmanagement. In sommige sectoren zijn extra modules onmisbaar, zoals een Transport Management Systeem (TMS) of Warehouse Management Systeem (WMS). Maak een prioriteitenlijst: wat is onmisbaar en wat is ‘nice to have’?
- De ERP-leverancier
Kijk niet alleen naar de software, maar ook naar de partij erachter. Heeft de leverancier ervaring in jouw sector? Hoe flexibel is het systeem en hoe zit het met updates en support? Een betrouwbare leverancier is een partner voor de lange termijn. - Implementatie
Een goed plan voorkomt vertraging. Bepaal hoe de training plaatsvindt, of je het systeem eerst kunt testen en of je gefaseerd overstapt of alles in één keer live zet. Leg verwachtingen vooraf vast om misverstanden te voorkomen.
Kies weloverwogen
Een ERP-systeem moet zich aanpassen aan jouw processen – niet andersom. Met deze checklist zorg je dat je niets over het hoofd ziet en vergroot je de kans op een soepele selectie en succesvolle implementatie.